ANNONCE

Når en fest skal planlægges, virker antallet af borde og stole umiddelbart som en af de nemme poster. Er der 60 gæster, skal der bruges 60 stole og borde med plads til det samme antal mennesker.

I praksis er regnestykket lidt mere omfattende.

Der skal måske også bruges et bord til gaver, buffet, kaffe, velkomstdrinks eller DJ-udstyr. Måske kommer der tre ekstra gæster i sidste øjeblik, mens to børn har brug for en anden siddeplads end de voksne. Og når festen er slut, skal møblerne ikke bare forsvinde; de skal samles, eventuelt klappes sammen og gøres klar til afhentning eller returnering.

Derfor er leje af borde og stole i høj grad en logistisk opgave. Jo tidligere antal, funktioner og praktiske rammer bliver afklaret, desto mindre er der at improvisere med på selve dagen.

Begynd med funktionerne – og tæl derefter møblerne

Gæstelisten er det oplagte sted at starte. Men i stedet for straks at oversætte 50 gæster til 50 stole, bør man gennemgå arrangementet fra begyndelse til slut.

Skal alle sidde ned samtidig? Ved en klassisk middag er svaret typisk ja. Ved en reception eller firmaevent kan en del af gæsterne derimod stå ved høje borde, mens andre sidder. Det ændrer både antallet og typen af møbler, der er behov for.

Dernæst kommer alle de borde, ingen sidder ved.

Buffeten skal stå et sted. Det samme skal gaver, drikkevarer, kaffe, ekstra service og måske kage eller natmad. Hvis de behov først opdages på dagen, ender man let med at inddrage et spisebord eller et havebord, som egentlig skulle bruges til noget andet.

En enkel inventarliste kan derfor opdeles i:

• spiseborde og stole
• buffet- og serveringsborde
• gavebord
• bar eller drikkestation
• café- eller ståborde
• bord til musik eller teknisk udstyr
• eventuelle arbejdsborde bag kulissen.

Det giver et langt mere retvisende billede af behovet end gæsteantallet alene.

Vælg bordtype efter arrangementets måde at fungere på

Bordets form har praktisk betydning. Runde borde, aflange borde og høje caféborde løser forskellige opgaver, og der er sjældent noget til hinder for at kombinere dem.

Aflange borde kan være praktiske ved middage, hvor man ønsker lange rækker eller skal udnytte et rektangulært lokale effektivt. Runde borde skaber mindre grupper omkring hvert bord, mens høje caféborde passer bedre til velkomst, reception eller de perioder, hvor gæsterne bevæger sig mere frit.

Det interessante er derfor ikke at finde én bordtype og gentage den overalt. Et arrangement kan fungere bedre, hvis møblerne afspejler, hvad der foregår i forskellige områder.

Hos Festgear omfatter bordudvalget netop flere formater, herunder runde borde til forskellige selskabsstørrelser, aflange borde og caféborde. Det gør det muligt at sammensætte inventaret efter funktion frem for at behandle hele arrangementet som én stor spisesal.

Det kræver dog, at der er målt op på forhånd. Et bord fylder ikke kun sin egen længde og bredde. Stolene skal kunne trækkes ud, og mennesker skal kunne gå bag dem. Derfor bør en plantegning indeholde både møbler og passager.

Især ved teltfester og mindre selskabslokaler kan få ekstra møbler gøre overraskende stor forskel for, hvor trangt rummet føles.

Afklar levering og returnering, når du lejer borde og stole

Selv den perfekte møbelliste kan skabe problemer, hvis den praktiske håndtering bliver glemt.

Hvornår skal inventaret være fremme? Hvem tager imod? Skal bordene opstilles af arrangøren, og hvor skal de stå klar efter festen? Er der adgangsforhold, som gør det vanskeligt at flytte større mængder udstyr ind og ud?

Det er spørgsmål, der er langt rarere at få besvaret ugen før festen end samme morgen, gæsterne kommer.

Når antallet og typerne er på plads, kan man leje borde og stole her og samle det ønskede udstyr i en forespørgsel. Hos Festgear bliver tilgængeligheden kontrolleret, inden der sendes et tilbud, hvilket også gør det relevant at være ude i ordentlig tid frem for at satse på, at alt nødvendigvis er ledigt tæt på datoen.

Det er samtidig en god idé at gennemgå antallet én sidste gang, når svarfristen på invitationerne er passeret. Er gæstelisten ændret, bør møbelbestillingen følge med. En enkelt ekstra stol kan være nem at finde; ti ekstra siddepladser er straks en anden opgave.

Tænk også på tiden efter arrangementet. Når gæsterne er gået hjem, er energien sjældent den samme som under opsætningen. Hvis bordene skal klappes sammen eller samles ét bestemt sted, kan et lille hold med en klar opgave gøre oprydningen langt hurtigere.

Det samme gælder duge og andet tilbehør. Festgear har både udlejning af duge og særskilte kategorier for stole og borde, så de dele kan tænkes sammen, hvis arrangementet kræver en mere ensartet løsning.

Den gode bestilling er dermed ikke nødvendigvis den, hvor man har lejet mest. Det er den, hvor hvert møbel har en funktion, antallet passer til den endelige gæsteliste, og alle ved, hvad der skal ske med udstyret før og efter festen.

Når den del er på plads, slipper værten for at bruge de sidste timer inden gæsternes ankomst på at ringe rundt efter klapstole og improvisere et buffetbord. Møblerne er måske ikke festens mest spændende element, men når de er planlagt rigtigt, er de netop noget, ingen behøver tænke videre over.